Como se preparar para o eSocial

Tânia Gurgel

Implantação da nova obrigação será gradual a partir de 2014, mas empresas devem ficar atentas para as exigências

A partir de meados de 2014, a comunicação entre empresas e órgãos e entidades do governo federal – entre eles Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério da Previdência (MPS), Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) - irá seguir novos rumos. Isso porque entra em vigor nesta data a nova obrigatoriedade que irá unificar a base de recebimento de dados trabalhistas, previdenciários e tributários, de modo que assim haja um cruzamento de dados, bem como a eliminação gradual de inúmeras obrigações acessórias atreladas à contratação de colaboradores, quer seja com vínculo empregatício ou sem vínculo, o chamado eSocial.

A nova forma de comunicação, antes prevista como parte integrante do Programa do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), agora possui portal de informações separado que foi lançado em junho de 2013, no endereço www.esocial.gov.br. “Sabemos que há uma grande jornada pela frente e, que para perfeita adequação a esse novo cenário é indispensável o envolvimento de toda equipe da empresa, pois o eSocial não atinge somente um departamento, mas diversas áreas da empresa. Como exemplo temos: Tecnologia da Informação, Recursos Humanos, Departamento Pessoal, Compras, Jurídico, Contabilidade, entre outros. Por isso, é necessário seguir alguns passos para que não haja dificuldade na implantação e adequação ao eSocial”, explica a advogada, especialista em tributos, com ênfase em cruzamento eletrônico de informações fiscais, em especial SPED e NF-e, Tânia Gurgel.O sistema só deve estar em pleno funcionamento a partir de 2015 e empregadores de todos os portes serão inseridos.

Para se adaptar, Tânia adverte que as empresas terão de mudar a maneira como tratam esses dados. “A maior parte das informações prestadas será de competência da área de recursos humanos (RH) das empresas, mas a integração entre setores será fundamental, principalmente na fase inicial de adequação ao sistema, por isso, é importante organizar todos os dados do empregador e dos empregados para evitar riscos trabalhistas e autuações do Ministério do Trabalho e Emprego, do INSS e da Receita Federal”, recomenda a especialista. Além disso, as empresas têm que se atentar para o cadastro e documentação dos serviços tomados, sujeitos à retenção previdenciária, pois estes também serão objeto de lançamento do eSocial.

A capacitação da equipe também será ponto crucial para prevenir o envio de possíveis informações errôneas a estes órgãos. “Para isto, será preciso que as empresas realizem um estudo sobre a incidência de tributos que incidem sobre as verbas trabalhistas, bem como se há alguma discussão judicial ou administrativa sobre esta determinada verba, que, no sistema, é intitulada pública. Somado a esta ação, é preciso elaborar um manual de procedimentos internos e fazer um mapeamento dos processos, para que os departamentos tenham maior facilidade no universo eSocial”, recomenda. (veja mais dicas no box ao final desta matéria)

De forma geral, o eSocial transporta para o ambiente digital obrigações que já são cumpridas pelas empresas atualmente. Entretanto, existem novas informações cadastrais sobre funcionários que passarão a ser obrigatórias, segundo previsto no layout do eSocial. “Atente-se que, pelo novo sistema, deverá, primeiramente, o funcionário estar cadastrado no eSocial antes do efetivo início do trabalho, bem como os registros de acidente de trabalho e desligamento do funcionário deverão ser transmitidos em real time”, aconselha Tânia.  

José Carlos Antunes, diretor comercial da J2R Consultoria, empresa focada em soluções fiscais e tecnológicas, afirma que, comparando com os atuais sistemas digitais do Fisco, como exemplo o SPED, o eSocial trata-se de uma das maiores plataformas de informações e controles já implantados pelo Fisco no Brasil. “Ele irá determinar não só uma revisão dos processos nas empresas, mas também uma mudança cultural. Isso porque, softwares só apoiam processos. Se a empresa trabalhar com automatização de processos errôneos, isso só servirá para que o fisco seja informado mais rapidamente dos erros cometidos pela empresa, mas, com um detalhe muito importante: com muita riqueza de provas e detalhes das informações. Em resumo, se hoje você não cumpre a normas da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), com o e-Social você só estará informando isso mais rápido ao Fisco”, adverte o diretor. Por isso, procurar uma boa consultoria e capacitar-se para o programa é de suma importância.

A expectativa é de que as obrigações acessórias hoje existentes diminuam em médio prazo, mas, neste primeiro momento, empresas, contabilistas e demais envolvidos ainda aguardam para se adaptar às novas exigências, com a disponibilização futura do manual e demais dados necessários. “Ao longo dos anos, foram instituídas diversas obrigações acessórias, algumas desnecessárias e muitas com duplicidade de informações, que serão extintas após a implantação do eSocial. Por isso, o programa também é uma tentativa do governo de simplificar que muitos documentos sejam utilizados para transmitir os mesmos dados por meios distintos e gerando apenas trabalho duplicado para os setores da empresa envolvidos na entrega dessas informações”, indica Tânia.

Ainda sobre as obrigações acessórias, vale destacar que o eSocial irá substituir uma série delas, entre estas estão o livro de registro de empregado, a folha de pagamento, a Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), o perfil profissiográfico previdenciário, o arquivos eletrônicos entregues à fiscalização (Manad), o  termo de rescisão e formulários do seguro desemprego, a Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (Gfip), a Relação Anual de Informações Sociais (Rais), o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) e a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf).

Layouts

O eSocial também exige layouts parametrizados de acordo com as disposições legais. “Desta forma, muitas práticas ou costumes, possíveis ou praticados até agora, deixam de ser viáveis, tendo em vista à exposição do detalhe das informações e os cruzamentos passíveis que todos os órgãos terão com mais rapidez e controle”, pondera a advogada.

O trabalhador

Um grande ganho neste sistema é para o trabalhador, principalmente o autônomo, pois terão no sistema eletrônico as informações já inseridas no Cadastro Nacional de Informação Social (CNIS). Isso é importante e facilita a vida deste trabalhador, como, por exemplo, quando antes ele necessitava da concessão de um benefício do INSS, ele tinha que, diferente do trabalhador com carteira assinada, provar vínculo de prestação de serviço e guardar documentos da época dessa prestação. Com este novo modelo, estes profissionais também poderão fiscalizar, no futuro, o seu próprio cadastro, evidenciando as prestações de serviço.

Já para os funcionários, o governo espera que o eSocial permita que os próprios trabalhadores "fiscalizem" se as empresas estão cumprindo com suas obrigações, como o depósito do FGTS, e tenham mais facilidade na produção de provas para concessão de benefícios previdenciários. Da mesma maneira, as empresas terão como comprovar de forma mais fácil que estão em dia e não devem nada aos colaboradores. “Isso faz com que a relação entre empregados e empregadores seja mais transparente”, indica Tânia.

Entretanto, além de alterar o cotidiano das empresas, o eSocial vai impactar na coleta de dados que orientam políticas públicas, como o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged). “Com isso, o governo terá um controle mais rigoroso sobre as atividades desenvolvidas ou não pelos cidadãos, cruzando as informações com a Receita Federal, para analisar se as informações de rendimentos prestadas são coerentes”, indica a advogada.

Multas

Não há multas especificas do eSocial: permanecerão as já existentes em cada legislação de cada órgão do Projeto eSocial, como, por exemplo, as penas previstas na CLT e na Lei 8.212/1991, que serão aplicadas pela essência da informação e não devido ao novo formato de transmissão.

Web Service

O governo disponibilizará para o empregador doméstico, o segurado especial, o pequeno produtor rural, as empresas do Simples, empresas pequenas, de zero a dez funcionários e MEI um sistema pra envio das informações com módulos simplificados. Estes segmentos terão uma linguagem menos técnica e mais didática com mensagens de orientação, bem como de informações de meses anteriores, o qual também poderá ser integrado com servidores corporativos. A grande vantagem desse web service é que haverá validações em tempo de preenchimento e transmissão.

Arquivos

Todos os arquivos serão no formato XML. Cada evento é um arquivo. A folha de pagamento será desmembrada por trabalhador, assim como outras informações previdenciárias serão desmembradas segundo a sua natureza da informação, como: retenção de nota fiscal, retenção de funcionários e a parte patronal.

Literatura

Para auxiliar as empresas a se adequarem as novas obrigações exigidas pelo eSocial, Tânia Gurgel acaba de lançar o livro “eSocial – Você e sua empresa estão preparados?”. De acordo com a autora, o intuito da obra é que ela sirva como Guia das principais exigências na contratação de serviços de terceiros, preparando os empresários para o cenário do eSocial, principalmente nos eventos S-1310 e S-1320.

BOX

Alguns passos necessários para que não haja dificuldade na implantação e adequação ao eSocial, são*:

1 – Revisar todos os documentos e cadastros dos colaboradores (por exemplo: verificar a consistência do cadastro existente no banco de dados do CNIS – Cadastro Nacional de Informações Sociais versus CPF – Cadastro de Pessoa Física);

2 – Verificar o correto preenchimento dos laudos ambientais e condições de riscos (PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional; PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais; e PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário);

3 – Realizar um estudo sobre a incidência de FGTS, INSS, IRRF, Contribuição Sindical, sobre as rubricas (verbas trabalhistas), bem como se há alguma discussão judicial ou administrativa sobre determinada verba;

4 – Analisar os registros de contratação de terceiros e se a retenção tributária está coerente com os dispositivos legais em vigência;

5 – Revisar os procedimentos internos da empresa;

6 – Capacitar e integrar todos os profissionais envolvidos na implantação do eSocial;

7 – Elaborar um manual de procedimentos internos e fazer um mapeamento de processo.

Colocados esses procedimentos em prática, as empresas poderão adequar-se com maior facilidade no universo do eSocial.

*Informações elaboradas pela especialista Tânia Gurgel