Empresas terão que enviar arquivos digitalmente para o governo. Cuidado
no preenchimento das informações deve ser rigoroso.
As obrigações do eSocial envolvem
essencialmente as relações trabalhistas entre empresas e funcionários, mas,
principalmente, em como os empregadores irão transmitir essas informações aos
órgãos competentes. Esse sistema irá exigir o envio de arquivos diários e
arquivos mensais. “Arquivos diários são aqueles que são eventuais, como os
dados para a contratação de um empregado, onde é necessário primeiro comunicar
o governo e, depois, admitir o empregado. Já os arquivos mensais compreendem as
informações do fechamento da folha de pagamento do mês de competência. E, todas
essas informações devem ser enviadas através de arquivo XML, pela internet”,
explica Marcos Abreu, presidente da Employer, empresa reconhecida por sua excelência na cessão de mão de obra, temporária e serviços de
Recursos Humanos.
A intenção do governo é de que
quando o cadastro do empregado estiver todo organizado, os dados dos
trabalhadores possam ser arquivados em um único número. Isto significa que,
depois que todas as informações forem incorporadas, a Caixa Econômica Federal,
que utiliza o número do PIS (Programa de Integração Social), e a Receita
Federal, que usa o CPF (Cadastro de Pessoa Física), deverão valer-se de um
único cadastro para identificar o cidadão.
Mas, para que tal objetivo seja
atingido, Abreu observa que muito caminho ainda terá de ser percorrido. “As
empresas terão de se organizar para transmitir essas informações de forma
online para o governo e, mas, para que as informações possam ser compiladas de
maneira correta, muitas empresas terão de capacitar o seu departamento de
Recursos Humanos (RH), porque, as informações não chegarem redonda, será a
própria empresa quem poderá ser prejudicada lá na frente”, recomenda. “A empresa
poderá ser autuada, porque ela é responsável pelas informações que presta e a
forma como ela presta essas informações pode expô-las a práticas ilegais.
Ilegais não no sentido de que ela está fazendo algo errado de propósito, mas de
que a empresa está fazendo algo errado por um equívoco no cadastro que ela
enviou. Assim, se as empresas não se adequarem, elas serão punidas por
ilegalidade, mas, de novo, não é porque ela está agindo de propósito para ser
ilegal, é porque o arquivo dela a deixou exposta a um erro”, complementa o
presidente.
Tentar minimizar esses erros no
envio de arquivos faz parte da filosofia da Employer há algum tempo. Há cinco
anos, mesmo antes das exigências impostas pelo eSocial, o grupo organizou, para
uso próprio, o programa denominado Webfopag, como uma forma de organizar as
informações dos funcionários das 56 filiais do grupo, além das informações dos
contratos realizados para clientes. “Esse é um sistema de folha de pagamento
nas nuvens, assim não é necessário utilizar servidor e todas as informações
podem ser acessadas pelo site. Para operar, basta que o usuário digite sua
senha e começa a operar”, explica Abreu. “Para conquistar este mecanismo, fizemos
um investimento de aproximadamente R$ 50 milhões para que todo o nosso sistema
ficasse locado nas nuvens. Isso significa que ele pode ser amparado por qualquer
parte, a qualquer momento. E, essas informações podem ser compartilhadas, ou
seja, o que um faz o outro não precisa fazer”, conta. No projeto desenvolvido
pela empresa, trabalhadores e departamento de RH podem fazer a atualização dos
dados de maneira compartilhada.
De acordo com Abreu, este modelo
de folha de pagamento foi concebido pensando na colaboração do próprio
trabalhador com relação a sua folha de pagamento. “Isto porque a folha de
pagamento é para o trabalhador e não para o governo. Hoje, a concepção que se
faz é de folha de pagamento para o governo, e o eSocial foi criado nesta linha.
A nossa Webfopag pensa primeiro no trabalhador, afinal, é ele quem tem que
levantar cedo, pegar o vale-transporte, usar o seu uniforme, ter que trazer a
sua alimentação e o seu horário de trabalho. Por isso, nada mais justo de que o
próprio funcionário possa conferir as informações incluídas na sua folha de
pagamento, e, principalmente, interagir com ela”, analisa. Porém, o presidente
da Employer explica que, o fato de interagir com a folha não significa que o
trabalhador tenha plenos poderes. “Ele pode interagir, mas a homologação das
informações é feita pelo departamento de RH”, complementa.
Tal metodologia representa mais
transparência na relação empregado x empregador, além de facilitar o trabalho
do departamento de RH das empresas, segundo Abreu. “Neste sentido, o eSocial contribui com a transparência das informações.
E, não adianta as empresas quererem fugir disso, porque, se não houver
transparência com o trabalhador irá ter que haver com o governo. E, o
governo vai devolver essa informação
para o trabalhador, então, a transparência será obrigatória”, analisa. “Sem
contar que, o fato de o trabalhador colocar os dados de seu endereço, seu
número de vale-transporte e conferindo o seu plano de saúde, por exemplo, faz
com que diminua o trabalho do RH e também as informações que são processadas”,
afirma. Quando o empregado passa a colaborar com o preenchimento das
informações, ele também passa a ser corresponsável pelos dados encaminhados ao
governo. “Por exemplo, se um trabalhador tem um filho e esquece de comunicar ao
departamento de RH, ele passa a ter responsabilidade no fato de que as
informações encaminhadas aos órgãos e entidades do governo estejam desatualizadas”,
exemplifica.
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