Empresas precisam arquivar corretamente os papéis a fim de evitar
problemas com a fiscalização ou processo trabalhista que pode afetar sua vida
Fabiana Barreto Nunes
Desde 1991, a papelada gerada por empresas públicas e privadas deve
seguir as normas de armazenamento impostas pela Lei 8.159/11, que regula a
política nacional de arquivos. Com a obrigatoriedade de arquivamento por até 30
anos para alguns documentos, qualquer empresa, seja ela pequena ou grande, em
certo momento terá de organizar e gerenciar esses documentos, seja para atender
uma demanda de auditoria ou judicial. Para as empresas, esse processo
burocrático é imprescindível, pois cresce cada vez mais o número de processos e
fiscalizações públicas.
A bola de neve de processos trabalhistas, que aumenta em ritmo cada
vez mais acelerado, tem forçado empresas brasileiras a se organizarem melhor
para arquivar e gerenciar documentos determinados por lei, diz Cristiano
Oliveira, diretor do Centro de Arquivos e Documentos (Cad), empresa
especializada em arquivar, gerenciar e organizar todo tipo de documento de
pessoa jurídica, médias e grandes empresas são as que mais procuram o serviço.
"A legislação brasileira tem como irrefutável a prova documental,
onde tanto para uma demanda judicial quanto para um questionamento de
funcionário ou órgão de classe caberá à empresa mostrar que cumpriu com as
normas, para que com isso não motive sanções que trariam prejuízos ao caixa da
companhia."
De acordo com Oliveira, pequenas empresas têm deixado o arquivamento
dos documentos à custódia de seus contadores, sob a alegação de que o volume de
documentos para arquivar é reduzido.
Para ele, tal comportamento pode ser equivocado, porque toda empresa
tem o desejo de permanecer no mercado e crescer, o que inevitavelmente irá
gerar um grande volume de documentos para arquivar.
Dentro dessa realidade muitas empresas têm terceirizado a gestão
desses documentos para atender com eficiência fiscalizações e demandas
judiciais nas quais estão envolvidas. "Documentos relacionados á saúde
ocupacional do funcionário precisam ser guardados durante 20 anos, se não
armazenados podem gerar multa de R$ 300 mil a R$ 5 milhões dependendo da
quantidade de funcionários de cada empresa", explica Oliveira.
O advogado lembra que há documentos que precisam ser arquivados eternamente,
como é o caso do Livro de Inspeção do Trabalho. Já o FGTS/Guia de Recolhimento,
por até 30 anos e o Atestado de Saúde Ocupacional, por 20 anos após o
desligamento do trabalhador. Outros, como Cartão de Ponto, Comunicação de
Dispensa, Pedido de Demissão, Recibo de entrega de Vale Transporte e Termo de
Rescisão do contrato de trabalho devem ser preservados por 5 anos. "Os
motivos para tamanha burocracia são as questões legais e fiscais: fiscalização
da promotoria trabalhista, demanda trabalhista e sindical, ação trabalhista,
fiscalização Federal ou sindical e DRT. A lei ainda não permite a comprovação
digital dos mesmos, apesar de todo avanço tecnológico."
Outros documentos como a guia de previdência dos funcionários que
devem ser guardados por incríveis 20 ou 30 anos, pois, nesse período, o fiscal
do INSS poderá requerer a papelada em uma auditoria. Outro motivo de buscas de
documentos antigos pode ser por causa da malha fina do IR, onde os fiscais
podem cobrar comprovantes num período de até cinco anos. Os departamentos de RH
e de Contabilidade precisam trabalhar com arquivos antigos para comprovar
regularidades das empresas. Porém, normalmente, o serviço terceirizado de
contabilidade ou recursos humanos não costuma acumular documentos por mais de dois
anos, prejudicando a empresa.
Fonte: DCI/ contadores.cnt.br
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